Peu d'entre nous sont préparés à des centres fermés avec du personnel travaillant à distance. Est-ce même possible ? La réponse est généralement "oui", mais cela ne signifie pas que ce sera facile. La première étape consiste à réfléchir à la capacité de votre personnel à communiquer à distance entre eux et avec les familles qu'ils soutiennent. Où sont les trous noirs ? Pouvez-vous gérer les programmes virtuels de manière créative ? Quelles interfaces numériques utiliseriez-vous (ZOOM, Skype, téléphone, SMS ou courrier électronique ordinaire) ? Peut-être qu'un simple enregistrement ou appel hebdomadaire par texte suffit, mais peut-être s'agit-il d'un chat vidéo Skype gratuit avec une famille qui a accès à Internet. Même un abonnement peu coûteux à une réunion ZOOM faciliterait les réunions virtuelles du personnel ou les sessions de groupe avec les parents (internet).
Si le personnel administratif travaille à domicile, comment est votre sécurité informatique ? Vérifiez la présence de réseaux privés virtuels sur les systèmes domestiques et que les contrôles anti-virus de Windows 10 sont activés : les anciens systèmes Windows peuvent nécessiter l'achat d'une application anti-virus. Envisagez d'accorder deux à trois mois de subventions pour l'utilisation d'Internet et de téléphones portables ou de crédits de téléphone Skype en lieu et place de minutes de téléphone portable pour les employés qui utilisent des appareils ou des plans à domicile pour leur travail. Et qu'en est-il des employés qui ne peuvent pas travailler à domicile ? Peut-être autoriser un accès limité au bureau tant que la distance sociale (deux mètres) est respectée.
Il serait prudent de demander à votre fournisseur informatique si vous disposez d'une bande passante suffisante et d'un système de sauvegarde solide pour le travail à distance : ceux qui utilisent le Cloud ne seront limités que par les vitesses de l'internet à domicile. N'oubliez pas de vérifier les éléments de base tels que les écouteurs, les caméras et le système audio s'ils ne sont pas intégrés dans les ordinateurs portables au travail ou à la maison. De plus, disposez d'une arborescence téléphonique à jour pour le personnel et des numéros critiques (conseil d'administration, partenaires, fournisseurs, services professionnels). Dans un monde parfait, les pratiques de continuité des activités sont en place et testées, mais peu d'entre nous seront dans cet heureux endroit. Nous ferons tous de notre mieux.
Un message de Kelly Stone,
Président et directeur général, Families Canada
